நிதி ஆவணங்கள்: பாதுகாத்தால்தான் பலன்!

சில ஆண்டுகளுக்கு முன்பு வீசிய தானே புயலில் சிவா, சங்கர் ஆகிய இருவரின் வீடுகளும் நாசமானது. பத்திரமாக வைத்திருந்த வீட்டின் சொத்துப் பத்திரம், ஃபிக்ஸட் டெபாசிட் சர்ட்டிஃபிகேட்கள் அனைத்தும் கந்தலாகிப் போனது. ஆனால், சிவா கொஞ்சம் விவரமானவர் என்பதால் சொத்துப் பத்திரம் உள்ளிட்ட எல்லா நிதி ஆவணங்களையும் ஸ்கேன் செய்து தனது இமெயிலில் வைத்திருந்தார். பிற்பாடு அதையே ஆதாரமாக வைத்து, நகல் ஆவணங்களை வாங்கினார். ஆனால், சங்கரோ இது மாதிரி எந்த முன்னேற்பாடும் செய்யாமல் போனதால், என்ன செய்வதென்று தெரியாமல் முழித்தார். சங்கருக்கு வந்த சிக்கல் நமக்கும் வராமல் இருக்க நாம் என்ன செய்யவேண்டும்?

பாதுகாக்கும் வழிமுறைகள்!

நிதிச் சம்பந்தப்பட்ட அனைத்து ஆவணங்களையும் குறிப்பாக, மியூச்சுவல் ஃபண்ட் ஸ்டேட்மென்ட், வங்கிக் கணக்கு விவரங்கள், என்.எஸ்.சி. பத்திரங்களையும் இன்ஷூரன்ஸ் பாலிசி பத்திரங் களையும் தனித் தனியாகப் பிரித்து பாதுகாப்பாக வைத்திருப்பது அவசியம்.

ஆறு மாதங்களுக்கு ஒரு முறையோ அல்லது ஓராண்டுக்கு ஒரு முறையோ, நிதி ஆவணங்கள் வைத்திருக்கும் கோப்புகளை எடுத்து சரிபார்ப்பது நல்லது.

எந்த நிதி ஆவணமாக இருந்தாலும் சரி, அதை இரண்டு நகல் எடுத்து ஒன்றை தன் துணையிடம் (கணவன்/மனைவி) அல்லது நெருக்கமான மற்றும் நம்பகமானவரிடம் கொடுத்து வைக்கலாம். இப்படி செய்தால், ஒன்று தொலைந்தாலும்; சேதமானாலும் இன்னொன்று பத்திரமாக இருக்கும். அதேநேரத்தில், ஒரிஜினல் ஆவணங்களுக்கான பாதுகாப்பைப் பலப்படுத்துவது நல்லது.

நெருப்பால் பாதிப்பிற்கு உள்ளாகாத இடங்கள், ஈரப்பதம் இல்லாத இடங்களில் நிதி ஆவணங்களை வைக்கவேண்டும். மிக முக்கியமான ஆவணங்களை வங்கி லாக்கரிலும் வைத்துப் பாதுகாக்கலாம். வங்கி லாக்கரில் வைத்துவிட்டோம் என்பதற்காக அமைதியாக இருந்து விடாமல் வருடத்திற்கு ஒருமுறை வங்கியிடமிருந்து ஆவணங்களைப் பெற்று சரிபார்த்து வரவேண்டும்.

நிதிச் சம்பந்தப்பட்ட ஆவணங்கள் குறித்த விஷயங் களையும், அந்த ஆவணங்கள் வைத்திருக்கும் இடம் குறித்தும் குடும்ப உறுப்பினர்களிடம் சொல்லி வைத்திருக்கவேண்டும். குறிப்பாக, இன்ஷூரன்ஸ் பாலிசி பற்றிய விவரங்கள் குடும்பத்தின் அனைத்து உறுப்பினர்களுக்கும் கட்டாயம் தெரியப்படுத்தவேண்டும்.

இ மெயிலில் சேமிக்கலாம்!

அனைத்து நிதி ஆவணங்களையும் தங்களுடைய இ மெயில் பாக்ஸில் சேமித்து வைக்கலாம். ஆனால், அனைத்தும் மெயில் இன்பாக்ஸில் இல்லாமல் தனியாக மெயில் ஃபோல்டர் உருவாக்கி அதில் சேமித்து வைப்பது நல்லது. காரணம், மெயில் இன்பாக்ஸில் புதிய மெயில்கள் வரும்போது பழைய மெயில்கள் தானாகவே அழிந்துவிடும்.

இருவரிடமும் இருக்கவேண்டும்!

வங்கி ஃபிக்ஸட் டெபாசிட் ஆவணமாக இருந்தாலும் சரி, வங்கி வீட்டுக் கடன் ஆவணமாக இருந்தாலும் சரி கணவன் - மனைவி இருவர் பெயரில் இருக்கும்போது ஆவணங்களின் நகல்கள் இருவரிடமும் இருப்பது நல்லது.

உங்களது முதலீட்டு விஷயங்களில் யாரை நாமினியாக இணைத்திருக்கிறீர்களோ, அவர் களிடமும் நிதிச் சம்பந்தப்பட்ட ஆவணங்களின் நகலைக் கொடுத்து வைப்பது பாதுகாப்பானது.

வாரிசுச் சான்றிதழ், உயில், திருமணம் மற்றும் பிறப்பு/இறப்புச் சான்றிதழ் போன்றவற்றையும் பாதுகாப்பாக வைத்திருப்பது நல்லது. இந்த ஆவணங்கள் நமக்கு அடிக்கடி பயன்படாது என்பதால் அதை கண்டுகொள்ளாமல் விட்டுவிடக் கூடாது.

பத்திரங்கள் பத்திரம்!

சொத்து விற்பனை பத்திரங்கள், வாடகை வீட்டு ஒப்பந்தப் பத்திரங்கள் போன்றவற்றை பத்திரமாக வைத்திருப்பது அவசியம். வீட்டுக் கடன் வாங்கியிருந்தால் இ.எம்.ஐ. கட்டும் ரசீதுகளையும் பத்திரப்படுத்த வேண்டும். மொத்த வீட்டுக் கடனையும் அடைத்த பின்னர் வங்கியில் இருந்து தரப்படும் ரிலீஸ் ஸ்டேட்மென்டையும் பத்திரமாக வைத்திருக்கவேண்டும்.

இன்ஷூரன்ஸ் பாலிசிப் பத்திரங்களை முறையாகப் பாதுகாத்தால் மட்டுமே க்ளைம் செய்யும்போது அவஸ்தைக்கு ஆளாகாமல் இருக்க முடியும். இன்ஷூரன்ஸ் பாலிசிப் பத்திரம் தொலைந்து போனாலோ அல்லது பூச்சிகளால் அரித்து சேதம் ஏற்பட்டிருந்தாலோ நஷ்டம் நமக்குத்தான்.

சொத்துப் பத்திரங்கள் மற்றும் இன்ஷூரன்ஸ் பாலிசிகளோடு நிதி ஆவணங்களை பூச்சி மற்றும் கரையான்களிடமிருந்து பாதுகாப்பது எப்படி என சென்னையைச் சேர்ந்த பெஸ்ட் கன்ட்ரோல் இன்டர்நேஷனல் சர்வீஸ் நிறுவனத்தின் பார்ட்னர்களில் ஒருவரான என்.ஜான் ராபர்ட் திவாகரிடம் கேட்டோம்.

''பொதுவாக கரையான்கள் சுவர்களுக்கு நடுவேயும், பைப் லைன்கள், ஓரமுள்ள (ஈரப்பதம் உள்ள) இடங்களில்தான் இருக்கும். இன்றைய குடியிருப்புகளும், அலுவலகங்களும் அதிகமாக மர வேலைபாடுகளைக் கொண்டவையாகவே இருக்கின்றன. மரங்களை கரையான்களால் எளிதில் அரிக்க முடியும் என்பதாலும் மரக் கப்போர்டுகள், மர பீரோக்கள் போன்றவற்றில் ஊடுருவி சேதம் ஏற்படுத்துகின்றன. அந்த இடங்களில் நாம் ஏதேனும் நிதி ஆவணங்களோ அல்லது வேறு ஃபைல்களோ வைத்திருந்தால் ஆவணங்களுக்கு உத்தரவாதம் கிடையாது.

கரையான் அரித்தபிறகு என்ன செய்யலாம் என்று யோசிப்பதைவிட, வீடு அல்லது நிறுவனங்கள் கட்டும்போதே ஹெமிடாகுளோபிரிட் போன்ற கரையான் தடுப்பு மருந்துகளை கலந்து கட்டடங்களைக் கட்டுவது நல்லது. முக்கியமான நிதி ஆவணங்களை மர பீரோக்கள் அல்லது மர அலமாரிகளில் வைக்காமல் ஸ்டீல் பீரோக்கள் மற்றும் ஸ்டீல் அலமாரிகளில் வைக்கவேண்டும். மர கப்போர்டுகளில்தான் வைக்க முடியும் என்கிறவர்கள் அதனுடன் ரச கற்பூரத்தையும் சேர்த்து (பூச்சிக் கொல்லி) வைத்து அதை மாதம் ஒருமுறை மாற்றுவது நல்லது.

கப்போர்டுகளில் கரையான்கள் புகுந்துவிட்டது என்று தெரிந்தவுடன், 'போஸ்ட் கன்ஸ்ட்ரக்ஷன் ஆன்டி டெர்மைட் ட்ரீட்மென்டை’ செய்வது அவசியம். அதாவது, குளோரிபைரிஃபாஸ் மருந்தை 1:19 என்கிற விகிதத்தில் (ஒரு லிட்டர் மருந்தை 19 லிட்டர் தண்ணீருடன் கலக்குதல்) கலந்து வீட்டின் உட்புறம் மற்றும் வெளிப்புறங்களில் அடி விட்டு அடி அரை இன்ச் சுற்றளவு மற்றும் ஐந்து இன்ச் ஆழத்துடன் துளையிட்டு அதில் இந்த மருந்துக் கலவையை 45 டிகிரி கோணத்தில் ட்ரில் செய்யவேண்டும். அப்படி செய்தால் அந்தக் கலவை சுவர் மற்றும் நிலத்தின் வழியே ஊடுருவி கரையான்களை அழிப்பதுடன், மேலும் கரையான்கள் வராமல் பாதுகாக்கும். இதை மூன்று முதல் ஐந்தாண்டுகளுக்கு ஒருமுறை செய்யலாம். புது வீடு கட்டும்போதே இதைச் செய்வது நல்லது.

இதேமுறையில், ஹெமிடாகுளோபிரிட் மருந்தை 1:400 என்கிற விகிதத்தில் கலந்து பயன்படுத்துவது நல்லது. பெரிய பெரிய நிறுவனங்கள் மற்றும் வங்கிகள் பழைய ஆவணங்களைப் பாதுகாக்கவும், கட்டடங்களை கரையான் அரிப்பிலிருந்து பாதுகாக்கவும் இம்முறையைத்தான் பின்பற்றுகின்றன. மூன்று ஆண்டுகள் வாரன்டி உண்டு என்பதால் தனிப்பட்ட குடியிருப்புகளும் இதைச் செய்யலாம். சந்தையில் ஒரு லிட்டர் குளோரிபைரிஃபாஸ் 250 ரூபாய்க்கும், ஹெமிடாகுளோபிரிட் 4,000 ரூபாய்க்கும் கிடைக்கிறது. கரையான் பாதிப்பைப் பொறுத்து மருந்தின் அளவும்,100 சதுர அடிக்கு ஒருமுறை ட்ரில் செய்ய 600 ரூபாய் வரையும் செலவாகும்'' என்றார் தெளிவாக.

ஆவணங்கள் அதிமுக்கியத்துவம் வாய்ந்தவை என்பதால் அவற்றை நன்றாகப் பாதுகாக்க வேண்டியது நம் கடமை அல்லவா!